Nasıl Problem Çözeriz

Nasıl problem çözeriz yazısı “İnsanlar Neden Problem Çözemezler” yazısı ve bu yazıya gelen yorumlardan esinlenerek oluşuyor. 

Problem Çözememe Nedenleri

Problem çözebilmek için problem çözememe nedenlerini ortadan kaldıracak aksiyonları belirlemek gerekiyor. Problem çözmeme nedenleri üzerine yazıda aşağıdaki nedenler üzerinde durmuştuk.

• Çoktan seçmeli eğitim sistemi
• Suçlayıcı şirket kültürü
• Problemi yerinde tespit etmeme ve veri toplama-analizi yapmama
• Denemekten vazgeçme

Yazının üzerine gelen yorumlarda gelen bazı nedenler de aşağıdaki gibiydi:

1. İsteksizlik (Üşenmek)
2. Mentor eksikliği
3. Toksit ekip üyeleri
4. Alt yapı eksikliği – sistemsizlik
5. Zaman kavramı – hızlı sonuç beklemek
6. Problemi doğru tanımlayamamak
7. Hangi problemlerde hangi problem çözme metodunun kullanılacağını bilmemek
8. İzlenebilirliği zayıf olan sistemlerde geriye dönük proses parametrelerine ve verilerine ulaşamamak
9. Kritik proses parametreleri ve etkenler hakkında yeterince yetkinliğe sahip olmamak
10. Problemi kabul etmemek ve yokmuş gibi davranmak
11. Problemlere alışıp onlarla yaşamak

Bu yorumların bazılarını başlıklar halinde gruplayabiliriz. 

• Sistemsizlik – 2, 4, 8
• Problem çözmesi gereken kişilerin beceri ve yetkinlik eksikliği – 6, 7, 9
• Problem tespiti yapma ve harekete geçme davranışı eksikliği – 1, 10, 11
• Toksit ekip üyeleri – 3
• Hızlı sonuç beklemek – 5

En başta belirttiğimiz nedenlerden “Problemi yerinde tespit etmeme ve veri toplama-analizi yapmama”nın alt nedenleri yukarıda gruplandırdığımız 2. ve 3.konular olabilir. 

Şimdi bu nedenlerden yola çıkarak nasıl problem çözebileceğimize bakalım, ne yaparsak problemleri çözeriz?

Nasıl Problem Çözeriz

Yukarıda ana başlıklarına ayırdığımız nedenler için bir balık kılçığı diyagramı yaptığımızda kılçığın dallanıp budaklandığını görüyoruz. 
Problem çözebilmek için gerekli ortamın sağlanması, sistemin kurulması, insanların becerilerinin geliştirilmesi gibi konular ön plana çıkıyor.
Bu noktada ilk olarak bir sistem kurulması gerektiğini düşünüyorum. Ama mükemmel bir sistem oluşturmak için EN DOĞRU ZAMANI bekleyerek değil. Bugün bize en çok dert olan noktaları ortadan kaldıracak bir sistemi inşa etmeye başlamak ve geliştirerek devam etmekten bahsediyorum.

SİSTEMİN OLUŞTURULMASI

Problem çözmek de bir süreç ve bu süreç içinde girdiler, süreç içindeki sorumluluklar ve çıktılar net olarak belirlenmeli. Problem çözme sistematiğini oluşturmak ve insanları harekete geçirebilmek için aşağıdaki adımları izleyebiliriz:

• Problem çözme becerisinin oluşturulması (Problem tespiti, analizi ve aksiyonların bulunup hayata geçirilmesi eğitimi & mentorlük)
• Geçmiş proses parametrelerine ve verilerine ulaşılabilmesi için bir yöntem ve veri toplama sistematiğinin oluşturulması
• Problem çözme becerisinin geliştirilmesi (Pratik yapılması ve problem çözmeye mentorlük edecek biri(leri)nin olması)
• Sistemin insana anlatılması ve yönetsel olarak sürece liderlik edilmesi
• Üst yönetimin problem çözme sürecine ve ekiplere saygı göstermesi

1. PROBLEM ÇÖZME BECERİSİNİN OLUŞTURULMASI 

1.1. EĞİTİM ve UYGULAMA

Eğitim verilmesi, bu becerinin oluşturulabilmesi için iyi bir başlangıç noktası olabilir. Problemin ne olduğu, bize nasıl rahatsızlık verdiği, tespit ettiğimizde neler yapmamız gerektiği örneklerle anlatılır. Ancak ne yazık ki hiçbirimiz birileri bize bir konuyu anlattı diye eğitimden çıkınca o konu üzerinde mükemmel uygulayıcılar olamıyoruz. Bu nedenle problem çözecek ekiplere yol gösterecek liderler, mentorler -adına ne diyecekseniz- tanımlanmış olmalı. Bu mentorler hem problem çözme metodolojisinin doğru uygulanması hem de doğru soruların sorulması konusunda ekibe destek ve yol gösterici olmalı.

1.2. DENEMEK

“İnsanlar Neden Problem Çözemezler” yazımızda problemi yerinde tespit etmemekten ve denemekten vazgeçmekten bahsetmiştik. Kurumsal hayatta çalıştığım bir firmada IPPM (iç hata oranı) yüksek olduğu için çözmeye çalıştığımız bir problemimiz vardı. Kalite hatalarının geriye dönük olarak analizini yaptık. Vardiya, makine, operatör, mevsimsel değişkenlik, v.b. kriterlere göre analizlerimizi yaptık. Neden-sonuç analizi yapıldı. “Sahada problem oluştuğunda neler oluyor” onu deneyimledik. Farklı istatistiksel analizler kullanarak hangi girdilerin bizim için önemli olduğuna karar verdik. Bu girdiler için olması gereken değerler, makine parçalarının pozisyonları v.b. belirlendi. Aksiyonlar uygulandı. 3 vardiyada da ilgili kişiler bilgilendirildi, gerekli eğitimler verildi. Hem günlük olarak hem de haftalık olarak IPPM değerinin nasıl değiştiğini gözlemlemeye ve analiz etmeye geldi sıra. Yani PUKÖ döngüsünün K (Kontrol) aşamasına geldik.

Bu kontrol sırasında fark ettik ki ne yaptıysak hatalı yapmıştık. Ya aldığımız kararlar yanlıştı ya da uygulamada hatamız vardı. Uygulamada bir problem olmadığını, 3 vardiyada da aksiyonların tam olarak uygulandığını tespit ettik. Bu durumda planlama aşamasında kök nedeni belirlerken ya da aksiyonları tanımlarken hata yapmıştık. 
Neden-sonuç analizini tekrar yaptık, aksiyonlar yeniden belirlendi. Bu defa başarılı olmuştuk, IPPM değerinde %50’lik bir azalma sağlandı.

Problem çözerken ilk seferde doğru kök nedenleri ya da aksiyonları bulamayabiliriz. PUKÖ döngüsü, bu nedenle bir döngü. Problem çözümünde konuyu ilk seferde doğru şekilde sonuçlandıramadıysanız denemekten vazgeçmeyin. Tabi bunu hem bilen hem de uygulayan yol göstericilere ihtiyacımız var. PES ETMEYİN!

2. GEÇMİŞ PROSES PARAMETRELERİ ve VERİLER

Problemi tanımlayabilmek için geçmiş verilere, parametrelere ihtiyacımız var. Bu nedenle bir konu üzerinde çalışmaya karar verdiysek ilk sorumuz probleme ait verilere nasıl ulaşılacağıdır. Mevcut durumu analiz ederken kullandığımız veriler, problem çözümü tamamlanıp da yeni gelinen durumu analiz ederken kullandığımız verilerle aynı olmalı. Kullanacağımız verileri toplamak çok zorsa ya da verilerin güvenilirliği konusunda endişelerimiz varsa problemi farklı bir şekilde ele alabilir miyiz düşünülmeli. 

Veriler, problem çözümünde önemli bir yere sahip olduğundan firmada hangi verileri nasıl ve neden toplamamız gerektiğine karar vermek gerekiyor.

Sürekli iyileştirme konusunda çalışmak için görüştüğümüz bir firmada sürecin nasıl ilerleyeceğini konuşuyorduk. Firma sahibi, mevcut durumda problem çözümü için sahada hiçbir hareketlilik olmadığını anlatıyordu. Problem çözümü için ihtiyaç duyulan verileri toplamadıklarını, geriye dönük hiçbir verilerinin ulaşılabilir olmadığını anlattı. Bu nedenle önce veri toplama için dijitalleşmenin nimetlerinden faydalanıp sonra problem çözme ile ilgili adımları atmaya karar verdi. Elbette dijitalleşmenin nimetlerinden faydalanmak gerekiyor ama öncelikle sizin hangi verileri, nereden ve nasıl toplamanız gerektiğini bilmeniz gerekiyor. Aksi takdirde çok uzun yoldan ya da gereksiz verileri toplayarak zamanınızı ve paranızı çöpe atabilirsiniz. Bunun da yolu problem çözmeye bir an önce başlamak ve verileri Excel tablolarında toplamaya başlamak. Excel tablosunda verileri toplamaya başladığınızda ihtiyacınız oldukça tabloya kolonlar ekleyebileceksiniz. Pivot tablo ile istediğiniz raporlamaları yapabilirsiniz. Evet sahadan veri toplayıp onların hızlıca analiz edilmesini sağlayan programlar kadar iyi değil, ancak neye ihtiyacınız olduğunu anlamanız için yeterli.

3. PROBLEM ÇÖZME BECERİSİNİN GELİŞTİRİLMESİ

Her şeyde olduğu gibi bu konuda da bol bol pratik yapmamız gerekiyor ki geliştirebilelim.

• Modellemek
  • Mentörlerin konuyla ilgili deneyimlerinden faydalanmak ve bize yol göstermesi işimizi kolaylaştırabilir. Aynı yolda ilerlerken herkesin önüne benzer problemler olduğu kadar farklı problemler, engeller de çıkar. Yüz yüze iletişim kurabildiğimiz, deneyimlerinden faydalandığımız kişi sorularımıza cevap verebilecektir. 
• Öğrenilen her yeni şeyi uygulamak
  • Öğrendiklerimizi ne kadar sık tekrarlarsak bu becerinin tutuma, yani alışkanlığımız haline dönmesini kolaylaştıracaktır. Daha çok düşünerek hareket etmek yerine düşünmeden o davranışı yerine getirebilir hale geleceğiz. 
• Yaptığımız denemelerde ya da başkalarının benzer konuyla ilgili karşılaşılan hatalardan ders çıkarmak
  • Eleanor Roosevelt’in dediği gibi “Başkalarının hatalarından ders alın. İnsan bütün hataları kendisi yapacak kadar uzun yaşamıyor”. Bize mentörlük eden  kişinin hangi hataları yaptığını ve bu durumda neler yaptığını da öğrenmek mümkün oluyor. Yapılan hataların paylaşıldığı en büyük kaynaklardan biri de kitaplar. Kazanmak istediğimiz becerilerle ilgili konusunda uzman kişilerin yazdığı kitaplarda ders alacağımız çok nokta var.  
• Doğru soruları sormak
  • Daha iyi bir sorgulayıcı olmanın ilk adımı, daha fazla soru sormaktır. Bu da hem pratik yaptıkça gelişecek hem de hatalardan öğrendiklerimizle daha iyi hale geleceğimiz bir adım. Mentörlere de kişilerin kendilerine de burada büyük görev düşüyor. 
  • Doğru sorular için problemi tanımlarken aşağıdaki başlıklar bize yardımcı ve yönlendirici olur.

• Problemin kök nedenini araştırırken de problemin hem NEDEN oluştuğunu hem de NEDEN tespit edilemediğini sorgulamak için pratik yapmak önemli.

4. SİSTEMİN İNSANA ANLATILMASI ve YÖNETSEL OLARAK SÜRECE LİDERLİK EDİLMESİ

Problem çözebilmek için insanlara NEDEN böyle bir işin içine girildiği, NEREYE varmak istenildiği net bir şekilde açıklanmalı. Daha önce Değişime ikna etmek için “Neden” ile başlayın yazımızda bu konunun üzerinde durmuştuk. Süreç içinde hangi adımların olduğunu anlatabiliriz. Örnek ilerleme adımları:

• Eğitim
• Uygulama – Uygulama adımlarında onlara mentörlük edecek kişiler
• Süreç içinde destek gerektiğinde bu desteği talep edebilecekleri 
  • Standart toplantıların neler olduğu
  • Standart dışı talep edecekleri toplantıları nasıl talep edecekleri

Varsa sürecin en başında onların sorularını, endişelerini öğrenmek ve anlamak sonraki adımlarda işleri kolaylaştırıyor. Biz her başladığımız süreçte katılımcıların tümünden sorularını, endişelerini ve taleplerini öğrenip bunları gidererek sürece başlıyoruz. Aksi durumda o endişelerin ve korkuların her biri önümüze birer engel olarak çıkıyor.

5. ÜST YÖNETİM PROBLEM ÇÖZME SÜRECİNDE

Özellikle süreç yeni başladığında üst yönetimin yol göstericiliği ya da sürecin bir şekilde içinde olması hem konunun öneminin kavranması hem de gidilmek istenilen yolda en baştan doğru ilerlenmesi sağlanıyor. Yönetimden destek nasıl olabilir konusunda, problem çözmekten farklı bir konuda bir uygulama örneği Onur Kılıç ile podcastimizde vardı. Dinlemek isterseniz linki :

Üst yönetimin desteği ve katılımı için de sürdürülebilir bir katılım-destek belirlenmeli. Çünkü en başta  zamanının %40’ını bu çalışmalara ayırmayı taahhüt eden kişiler, süreç ilerledikçe yoğunluktan katılım sağlayamıyorlar. Verilen sözlerin yerine getirilmemesi, insanlarda hayal kırıklığına ve çaba göstermekten vazgeçmelerine sebep oluyor.

Üst yönetimin “Nasıl Problem Çözeriz” sorusunun cevabına bir desteği de hızlı sonuç beklememek olabilir. Hızlı sonuç beklentisi, ekiplerin üstünde baskı kuruyor ve gerçek olmayan nedenler üzerinden aksiyonların tanımlanmasına sebep olabilir. Hızlı hareket etmeyelim, işleri oluruna bırakalım demiyorum. Ancak problem çözümü için gereken zamanın, çabanın harcanması için ekiplere fırsat verilmesi bu konudaki en büyük eksiklerden gibi görünüyor.

Bizi instagramdan takip etmek isterseniz buradan ulaşabilirsiniz: yalindunya