5S yapın!

5S bilgisayarda yapılır mı sorusuna cevap vermeden önce 5S ilkelerine ve neden-nasıl yapıldığına bir bakalım.

5S, verimliliği artırmak için çalışma alanlarını organize etmenin ve yönetmenin bir sistemidir. Bunu yapabilmek için çalışma içinde aşağıdakilere odaklanarak iyileştirme yapılması hedeflenmektedir.

• İsrafları ortadan kaldırmak
• Akışı iyileştirmek 
• Süreci azaltmak

5S sistemleri üretim, depolama, ofisler ve hastanelerde yaygındır, ancak 5S ilkeleri herhangi bir işyerinde uygulanabilir. 5S Toyota Motor Company tarafından ortaya konmuş bir yöntem.

• Ayıkla (seiri)
• Düzenle (seiton)
• Temizle & Parlat (seiso)
• Standartlaştır (seiketsu) 
• Sürdür (shitsuke) 

Dağınık bir işyeri düşük üretkenliğe, istenilen bilgiye ve malzemeye istenildiği zaman erişilememesine, çalışan memnuniyetsizliğine ve yeniden meydana gelen kazalara yol açabilir.

5S, daha organize ve daha güvenli bir çalışma ortamı elde etmek için israfı tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Bu ilkeler bilgisayarda nasıl uygulanır? 

Firmalarda bilgisayar ortamında, özellikle ortak alan kullanımlarında dosyaların gerekli/gereksiz depolanması, isimlendirmenin standart olmaması bazı problemler yaratır. Herkesin dosyalara uygun şekilde erişimi, aradığını bulması ya da depolama alanı yetersizliği bu sorunlar arasında yer alır.

Bir firmada yaptığımız çalışmalar sırasında yaptığımız çalışmalardaki fotoğrafları, videoları ortak alanda depoluyor, kullandıkça gereksizleri kaldırıyor, gerekli olanları farklı bir alanda depoluyorduk. Ancak bir hafta o kadar çok video ve fotoğraf depolamışız ve bizden başka birileri de aynı şekilde videolar depolamış ki ortak alana, IT’den herkese ortak alandaki dosyaların azaltılması ile ilgili uyarı maili geldi.

Bilgisayarda ortak alan depolama sorununu gidermek için kısa bir gözden geçirme yapıp herkesin bilgisayarda tuttukları dosyalarda, ayıklama, düzenleme yapmasına karar verildi. Bunun sürekliliğini sağlamak için dosya adlandırma ve kaydetme işleri için de standart oluşturmak da bir diğer adım oldu. Bu firmada yapılanlardan da yola çıkarak siz bilgisayar ortamınızdaki 5S planınızı aşağıdaki yolu izleyerek yapabilirsiniz:

BİLGİSAYAR ORTAMINDA 5S PLANI

• AYIKLA
  • Yedekleme işleminizi etkinleştirin, bunun doğru bir şekilde yapıldığını kontrol edin.
  • Bilgisayarınızın masaüstünden gereksiz tüm simgeleri, dosyaları ve klasörleri silin.
  • Gereksiz ya da birden fazla depoladığınız dosya ve klasörlerinizi tespit etmek için bir yazılımdan faydalanabilirsiniz. Bizim daha önce kullandığımız programın linkini buraya bırakıyorum. (Duplicate Cleaner)
  • Gereksiz tüm klasör ve dosyaları klasörünüzden silin. 
    • İpucu: Farenizi bilgisayarınızdaki her simge, dosya veya klasörün üzerine getirin ve kendinize sorun: 
      • Bunun ne olduğunu biliyor muyum? 
      • Buna ihtiyacım var mı? 
      • Ne kadar zamandır bu dosya ya da klasörü kullanmadım
      • Ardından silin
• DÜZENLE
  • Karmaşıklığı azaltmak ve anında erişime izin vermek için dosyalarınızı ve klasörlerinizi düzenleyin.
  • Dosyaları düzenlerken “Standartlaştırma” adımı için kararlaştırılacak Dosya İsimlendirme 
  • Masaüstünüzde aşağıdaki klasörleri ve kısayolları oluşturun.
    • _UYGULAMA LİNKLERİ – Masaüstü Uygulama bağlantılarınızı ve kısayollarınızı buraya yerleştirin.
    • _ GELEN KUTUSU KISAYOL – Gelen Kutunuza kısa bir yol.
    • _BELGELER KISAYOL – Belgeler klasörünüzün kısayolu.
    • BÜYÜK harfler klasör adlarının okunmasını daha hızlı hale getirir. Bu, klasörlerin tanınmasını hızlandırır ve hayatınızı daha hızlı ve kolay hale getirir.

• TEMİZLE
  • Bilgisayar ekranınızı, klavyenizi temizleyin
  • Tüm kabloları tozdan arındırın.
  • İpucu: Temiz bir ekran parlamayı azaltır. Tozsuz bir bilgisayar, hata ve veri kaybı olasılığını azaltabilir.

Bu ilkeler nasıl standartlaştırılır ve sürdürülür?

• STANDARTLAŞTIR
  • Dosya yapılarınızı ve yöntemlerinizi geliştirmeye çalışın. Sürekli iyileştirme sağlamak için en iyi uygulamaları paylaşın. 
  • Dosya saklama kılavuzu oluşturun. Dizin yapısını oluşturun. Dosyalar büyük harf, küçük harf kullanarak mı hazırlanacak? Türkçe karakter kullanılacak mı? Tarihler dosya adında yazılacak mı? Yazılacaksa gün, ay ve yıl olarak mı yıl, ay ve gün olarak mı yazılacak? (Resim : 5S – Dizin yapısı)
  • Dosyalara erişim hakkı kimlerin olacak? Sadece okuma yetkisi mi verilecek, düzenleme yetkisi de verilecek mi? Bunun için de aşağıdaki gibi bir düzenleme-okuma yetki matrisini ortak alandaki her klasör için yapın. (Resim : 5S – Dizin yapısı okuma düzenleme)
  • E-postaları, belgeleri ve diğer dosyaları saklamak / silmek için öneriler ayarlayın. 3 yıldan daha eski ve büyük boyutta e-postalar
    • 5 yıldan eski ve büyük boyutta raporlar
    • Dosya veya mailler sürekli kullanımdaysa veya gerekliyse arşivleme standardı belirleyin ve arşivleyin

• SÜRDÜR
  • Bilgisayarınızın çalışma ortamını en üst düzeyde tutmak için PC’nizdeki 5S’i çalıştırmak için haftada 5 dakika ayırın.
  • Bu zaman dilimi için Outlook randevusu ayarlayın.
  • Şirket içinde rassal olarak bilgisayar ortamı 5S devamlılığı için denetimler gerçekleştirin.

Bu yazıda, bilgisayardaki dosya ve klasör sisteminde 5S uygulanmaya odaklanılmıştır. Dünya, bulut tabanlı sistemlere doğru ilerliyor. Yerel depolama önümüzdeki günlerde kaybolacak. Her türlü yeni değişiklik, dosya ve klasör ile sistem yönetimi gelecekte daha karmaşık hale gelecektir. 5S ve kalite yöntem sistemlerine, yarının veri alanlarını yönetmek için daha fazla ihtiyacımız olacak. Şimdiden dosya ve klasörlerimizi düzenli bir şekilde tutmaya alışırsak gelecekte işimiz daha kolay olacak.

Hemen bugün bilgisayarınızda 5S yapmaya başlayın.

5S çalışmalarını da konuştuğumuz podcast yayınımıza ve podcast içeriğine ulaşmak isterseniz buyrun : Sürekli İyileştirme Yolculuğu – Kadir Nozoğlu