Envanter kontrolü nedir?
Envanter kontrolü, bir firmada doğru miktarda malzemenin tedarik edilmesi ve mevcut olmasını sağlama sürecidir. Doğru envanter kontrolü, firmanın müşteri taleplerini karşılamasını ve finansal esneklik sağlamasını sağlar.
Envanter kontrolünün doğru yapılması, firmaların varlıklarını, hesap bakiyelerini ve mali raporlarla mevcut durumlarını değerlendirmelerine imkan tanır.
Envanter kontrolü aşağıdakilerin tümünün entegrasyonunu içerir:
- Depo yönetimi
- Ürün kodlaması
- Yeniden sipariş noktaları ve raporları
- Tüm ürün ayrıntıları
- Envanter listeleri ve sayımları
- Satış veya depolama yöntemleri
Envanteri Nasıl Kontrol Altına Alabilirsiniz?
Envanter kontrol yöntemlerinin bazıları özellikle küçük şirketler için çok karmaşık olabilir. Stok seviyenizi takip etmek, sipariş oluşturmak ve satmak için sisteminizi kullanabilmelisiniz. Bazı temel sistemler :
- Manuel : Stoğun kayıt kalemle manuel olarak kaydedilmesi, neyin girip çıktığını izlemenin bir yolu. Kolay ve planlama amacıyla kullanılabilecek bir yöntem değildir.
- Stok kartları : Stok kartı, her bir ürünün cari birim fiyatını, satış fiyatını ve stok miktarını kaydedebileceğiniz bir tablodur. Her ürün için ayrı kartlar kullanılır. Sistem alımları, satışları ve iadeleri de takip eder.
- Basit hesap tabloları : Envanteri izlemek için kullanılan bir diğer araç da elektronik tablolardır. Düzenli güncelleme ve temel kodlama ile mevcut envanter seviyelerine ve istatistiklerine erişebildiğinizden emin olabilirsiniz. Bu yöntem aynı zamanda manuel olarak da düşünülmektedir. Çünkü elektronik tablo sistemini otomatik olarak güncellemenin tek yolu, onları diğer sistemlere bağlayan yüksek seviyeli makrolar veya kodlama eklemektir.
- Temel envanter yazılımı : Genellikle düşük maliyetli yazılımlardır. Basit otomasyon genellikle bulut tabalıdır ve satış noktası yazılımıyla bağlantılıdır. Bu şekilde gerçek zamanlı, otomatik stok güncellemeleri yapılabilir. Bu yazılımlarla analitik ve raporlamayı birleştirebilir, yeniden sipariş oluşturabilir, en iyi ve en kötü satış yapan ürünleri belirleyebilir ve sipariş ayrıntılarını inceleyebilirsiniz. Firmanız büyüdükçe bu yazılım sistemlerini, karmaşık işlevlerle ölçeklendirebilirsiniz.
- Gelişmiş yazılım : Bu yazılım çözümleri, çoğu yazılımla entegre olabilir, ölçeklenebilir ve analitik şablonlar sağlayabilir.
Envanter Kontrolüne Başlamak için İpuçları
Envanter kontrol sürecini uygulamadan önce yapmanız gerekenler için bazı ipuçları:
- Envanter kontrol programının boşa harcanan depo alanını azaltmak, malzeme sipariş noktalarını bulmak gibi konuları takip edebileceğiniz bir sistem olmalı.
- Envanter kontrolü, yalnızca depo düzeyinde yaşanmaz. Metrikler belirlemeli, takip etmeli ve ve gelecek aylar için tahminlerinizi haftalık olarak güncellemeli ve gerekli değişiklikleri yapmalısınız.
- Kritik stok miktarınızı belirlediğinizden ve optimum seviyede olduğundan emin olmalısınız. İster makine parçaları olsun isterse satışını yaptığınız ürünler olsun, hangi stoğun kritik olduğunu belirleyin.
- Tüm mal alımlarını dikkatlice incelemek gerekir. Malzeme alımı, envanter kaybının önemli bir noktasıdır. Malzemelerde herhangi bir hasar olup olmadığı ve miktar açısından farklılık olup olmadığını kontrol etmek gerekir.
- Mümkün olduğunca envanteri aynı alanlarda gruplayın.
- Envanter maliyetleri ile stokları elde tutmanın yararları arasındaki dengeyi bulun. Gerçekten etkili bir envanter kontrol sistemi geliştirmek, envanter oluşturma ve depolama maliyetleri arasında doğru dengeyi bulmaya ve stok tükenmelerinden kaçınmaya dayanır.
- Envanterinizi doğru şekilde kontrol edemiyorsanız, muhtemelen işinizdeki diğer süreçleri de ele almanız gerekiyordur. Diğer üst düzey planlarınıza da bakın. Tesis yönetimi, kalite yönetimi, v.b.
- Ölçeklenebilir bir sistem seçin. Bulut tabanlı sistemler, bir firmayla birlikte büyüyebilir ve firmanızın büyümesini sürdürmek için ihtiyaç duyduğunuz analizleri sağlayabilir.
- Yazılımınız yalnızca süreçleriniz kadar iyidir. Süreçleriniz kötüyse bunu yazılımla çözemezsiniz, sadece otomatikleştirirsiniz.
Envanter kontrol yönteminizi belirleyip başlayın. Stoğunuzu hiç kontrol edemediğiniz bir noktadaysanız, basit bir yöntem ile başlayın. Bir şirketin DOH (days on hand) değer, onun stoklarını kaç gün elinde tuttuğunu ölçer. DOH, bir verimlilik ölçüsüdür. DOH ne kadar düşükse, bir işletme için o kadar iyidir. DOH değerinin artması ek olarak, depo alanını arttırma ihtiyacı doğurur. Aralarındaki aşağıdaki gibi bir ilişki vardır.
DOH (Days on hand) değerini nasıl azaltırız? yazımızda envanteri azaltmak için kullanabileceğiniz bazı yöntemler var. Envanter kontrol yönteminizi oluştururken ve oluşturduktan sonra takibini yaparken bu yazıdaki fikirlerden yararlanabilirsiniz. BUGÜN kontrol etmeye başlarsanız iyileştirme yapmak için en büyük adımı atmış olursunuz.