Sürekli İyileştirme Projeleri – Başarıya Götüren Rehber

“Sürekli iyileştirme projeleri” kulağa basit gelir: küçük adımlarla büyük değişim. Ancak iş sahaya geldiğinde işler karmaşıklaşır. Kimin ne yapacağı belli değildir, ekipler hedefi göremez, iyileştirme projeleri belgelenmeden unutulur gider.

Peki, bu karmaşayı nasıl çözeriz? Etkili proje liderliği, doğru araçlar, net sorumluluklar ve stratejik bakış açısı ile…

Bu rehberde, sürekli iyileştirme projelerinde en sık karşılaşılan sorunlara çözüm getirecek önerileri, vaka çalışmaları ve ileri tekniklerle birlikte ele alacağız.

Sürekli İyileştirme Projeleri – Roller ve Sorumluluklar Neden Belirsizleşir?

Belirsizliğin Kaynağı: “Kimin Ne Yaptığı” Belli Değilse

Sürekli iyileştirme projelerinde temel bir sorun: Roller tanımlı değil. Proje lideri mi karar alacak, ekip mi yürütecek, uzman ne zaman dahil olacak?

Çözüm: Proje başlangıç toplantısında RACI Matrisi oluşturulabilir. RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) her görev için net bir sahiplik sağlar.

Görev	Proje Lideri	Süreç Uzmanı	Üst Yönetim
Süreç analizi	A	R	I
Geri bildirim toplantısı	R	C	A

🎯 İpucu: Proje açılış toplantılarında “rol açıklamaları” mutlaka yazılı hale getirilmelidir.

Sürekli İyileştirme Projeleri – Dokümantasyon Eksikliği

Projeler Kayıt Altına Alınmazsa Bilgi Kurumsallaşmaz

İyileştirme yapıldı ama kimse bilmiyor. Başarılı örnekleri raporlamadık, tekrarlanabilir hale getirmedik.

Çözüm: Her proje için standart bir proje kapanış şablonu oluşturuyoruz. Böylece herkes proje detayları hakkında bir bakışta bilgi sahibi oluyor. Ayrıca bu şablon, yeni başlayan ekip üyelerinin projeyi hızla kavramasını da kolaylaştırıyor.

Bu şablonda şu bölümler yer almalı:

• Hedef – Gerçekleşen kıyaslaması
• Öğrenilen dersler
• Kullanılan araçlar
• Proje ekip üyeleri
• Takip planı

🎯 İpucu: Dijital kanban panoları ile proje aşamalarını görsel olarak izleyebiliriz. Bu sayede sürekli gelişim kültürü oluşur.

Proje Liderleri Ekipleri Nasıl Yönlendirmeli?

Liderlik, Uzmanlık Atamak Değil, Yönlendirmedir

Sürekli iyileştirme projelerinde liderler bazen kendi uzmanlıklarına güvenerek her şeyi üstlenme eğilimine girer. Ancak bu yaklaşım uzun vadede sürdürülebilir değildir. Çünkü liderin görevi, çözümü üretmek değil, çözümün ortaya çıkmasını kolaylaştırmaktır.

🔍 Doğru yaklaşım:

• Ekip üyelerini gelişen bireyler olarak görmek.
• Anlamlı sorular sormak, merak uyandırmak.
• Her bireyin güçlü yönlerini tanıyıp proje sürecinde bu yönleri öne çıkarmak.

📘 Harada Metodu ile Liderlik:
Japonya’da Takashi Harada tarafından geliştirilen Harada Metodu, bireylerin hedeflerine ulaşmaları için yapılandırılmış bir gelişim sistemidir. Yani proje lideri, Harada Metodu’nu kullanarak her ekip üyesiyle bire bir çalışabilir ve aşağıdaki adımlarla ilerleyebilir:

1. Kişisel hedefin belirlenmesi (Proje süreciyle örtüşen gelişim hedefi)
2. 64 Beceri Değerlendirmesi ile güçlü ve zayıf yönlerin tanınması. Buna ek olarak, bu analiz ekip içindeki rol dağılımında daha bilinçli seçimler yapılmasını sağlar.
3. Günlük ilerleme takibi ve gelişim günlüğü
4. Kendine koçluk araçlarıyla gelişimi destekleme

“Lider, yalnızca işi değil, insanı da geliştirendir.” Harada Metodu, bu gelişimin somut araçlarla takibini sağlar.

📌 Vaka Örneği: Bir firmada proje lideri, Harada Metodu çerçevesinde her ekip üyesine bir gelişim hedefi belirletti. Kimisi Excel uzmanlığını artırmayı, kimisi problem çözme sunumlarında kendini geliştirmeyi seçti. Proje sonunda ekip hem çıktılarda hem bireysel yetkinliklerde gözle görülür bir ilerleme kaydetti. Dolayısıyla bu yaklaşım, bireysel gelişimi iş çıktılarıyla doğrudan ilişkilendirmek için güçlü bir yöntem sundu.

Lider ve Ekip Üyelerinde Hangi Özellikler Olmalı?

Liderde Olmazsa Olmaz 5 Özellik

1. Stratejik düşünme
2. İletişim becerisi
3. Koçluk yaklaşımı
4. Problem çözme araçlarına hakimiyet
5. Geri bildirim alma ve verme alışkanlığı

Ekip Üyesinden Beklenen Davranışlar

• Aktif katılım ve bağlılık
• Açık iletişim
• Veriye dayalı karar alma
• Sürekli öğrenme ve gelişim

🎯 İpucu: Değerlendirme için araç– Her ekip üyesi için gelişim gözlem formu tutabiliriz. 3 ayda bir lider ekip üye görüşmeleri yapabilir. Bu görüşmeler bireysel geri bildirim için kritik fırsatlardır. Her ne kadar ‘kimin buna zamanı var?’ diye düşünseniz de bu gelişim görüşmeleri ekip motivasyonu ve bağlılığı açısından son derece kritik.

Ekip Üyesi Gelişimini Takip Etmek Gerekir mi?

Kısa cevap: Evet, mutlaka. Çünkü sürekli iyileştirme, sadece süreç değil, insan gelişimiyle mümkün. Proje bittiğinde tek kriter bir KPI iyileşmesi olmayacak. Ekip üyeleri de beceri kazanmışsa o proje “tam” bir başarıdır.

Lider Gözlem Eder, Takip Eder, Yetiştirir

Proje süresince ekip üyelerinin gelişimi göz ardı edilirse, bir sonraki projeye hazır bir ekip değil, yorgun bir ekip ve lider kalır. Bu nedenle lider koçluk yapmalı. Sadece işi değil, bireyi de geliştirmeye odaklanmalı.

🔍 Nasıl takip edilir?

• Her ekip üyesi için bir gelişim alanı belirler. (Sunum, veri analizi, süreç haritalama vb.)
• Haftalık check-in’lerde bu alandaki ilerlemeyi not alır.
• Yöneticiler geri bildirim verir; aynı zamanda “ne öğrendin?” sorusunu düzenli sorar.

📘 Harada Metodu ile Yapılandırılmış Takip:
Harada, bireysel hedefe ulaşma yolculuğunu 4 temel adımda tanımlar:

1. Kişisel Vizyon (Gelişimde istenen nokta)
2. Güçlü-Zayıf Analizi (64 beceri ile öz değerlendirme)
   • Ünlü beyzbol oyuncusu Shohei Ohtani, ana hedefi olan 8 profesyonel takımın bir numaralı tercihi olmak için “Güçlü bir vücut oluşturmak,” “Top kontrolü,” ve “Zihinsel sağlık” gibi sekiz ana alana odaklanmıştır. Aşağıda onun 64 beceri tablosunu pdf olarak bulabilirsiniz ve indirebilirsiniz.
3. Destek Çemberi (Koç, lider, arkadaşlar)
4. Aksiyon Planı (Haftalık küçük adımlar)

Lider, bu süreçte bir Harada Koçu gibi davranarak yalnızca işi değil, kişiyi de büyütür.

📌 Gerçek Vaka: Bir beyaz eşya üreticisi, Harada metodunu bakım ekibinde uyguladı. Her çalışan kendi beceri matrisini oluşturdu, bireysel hedef belirledi. 6 ay içinde arızaya müdahale süresi %30 azaldı. Bu şekilde gelişim, teknikte, özgüvende ve liderlikte de görüldü.

🎯 “Eğer ekip üyeleri gelişiyorsa, sürekli iyileştirme zaten olur.”

Sürekli İyileştirme Projeleri – Fikir Nasıl Üretilir?

Fikir Üretmek İçin 3 Etkili Teknik

1. Beyin Fırtınası:
   • Kalem-kağıt ile değil, post-it veya dijital araçlarla
   • “Ne yapılmalı” değil, “neden böyle” sorusuna odaklan
   • Kısıtlar olmasaydı neler yapılabilirdi sorusuna odaklan
2. Delphi Metodu:
   • Özellikle teknik veya karmaşık problemlerde
   • Anonim yanıtlar ve çok turlu fikir toplama ile uygulanır
3. Nominal Grup Tekniği (NGT):
   • Katılımcılar bireysel fikir yazar, sonra paylaşır ve oylama ile önceliklendirme yapılır

Proje seçerken dikkat edilecekler için “3 Kritik Unsur

1. Proje Kapanışı ve Takip: Her projenin sonunda “öğrenilen dersler” ve “devam planı” yazılı olmalı.
2. Değişim Yönetimi: Süreç değişiklikleri yapıldığında sistemler, prosedürler ve alışkanlıklar da değişmeli.
3. Kazanımların sürdürülebilirliği: Kazanımların sürdürülebilirliği için eğitim, izleme ve denetim süreçleri kurulmalı.

---

SSS – Sıkça Sorulan Sorular

1. İyileştirme projeleri ne kadar sürmeli?
Projenin büyüklüğüne göre değişir ama 6-12 haftalık döngüler idealdir.

2. Her iyileştirme projesine sponsor gerekiyor mu?
Evet. Üst yönetim desteği olmadan kaynak ve sürdürülebilirlik sağlanamaz.

3. Ekip üyeleri iyileştirme projelerine ne kadar zaman ayırmalı?
En az haftalık 2-4 saat. Ancak proje yoğunluğuna göre değişebilir.

4. Proje sonrası kazanımlar nasıl izlenir?
Performans göstergeleri, dijital panolar ve kontrol listeleri ile.

5. Projeye katılan kişiler değişebilir mi?
Evet, ancak bu değişim proje lideri tarafından yönetilir ve iletişimle desteklenir.

Instagram hesabımız: https://www.instagram.com/yalindunya_yeniden