“Mükemmellik, eğitim ve alışkanlıkla kazanılan bir sanattır: Erdeme veya mükemmelliğe sahip olduğumuz için doğru hareket etmeyiz, aksine doğru hareket ettiğimiz için bunlara sahibiz; “Bu erdemler, eylemleri yapan insanlarda oluşur”; biz tekrar tekrar yaptığımız şeyiz. O halde mükemmellik bir eylem değil, bir alışkanlıktır.” Söz, birçok yerde Aristoteles’e atfedilse de, Will Durant’ın “Felsefenin Hikayesi” kitabında Aristocu yönelimi anlatmak için kullandığı bir tanımlama. Günlük yönetim ve mükemmellik nerede buluşuyor?

Her saat, her gün, her hafta, her ay… Zamanımızı ne ile geçiriyorsak, kaynağımızı, merakımızı, ilgimizi, önceliklerimizi neye veriyorsak o konuda daha iyi hale geliyoruz, mükemmelleşiyoruz. Çabanın, disiplinin, bir rutin ve alışkanlık oluşturmanın önemi yadsınamaz.

İster bireysel ister organizasyonel olarak olsun, herhangi bir konuda mükemmele ulaşmak için uğraşacaksak, her günümüzü ne ile geçirdiğimiz önem kazanıyor.
Operasyonel mükemmellik yolculuğunda şunların önemli olduğunu söyleyebiliriz:

• Neleri tekrarlayıp neleri tekrarlamadığımız
• Alışkanlık haline getirene kadar bir davranışı/aracı uygulamada ısrarcı olup/olmadığımız
• Sahada ve günlük olarak işin parçası haline getirmemiz gereken araçlara/davranışlara yer açmamız

Günlük Yönetim

Operasyonel mükemmellikte sürekliliği sağlamak da, her gün ne yaptığımız ile ilişkili. Her gün, her hafta “meşgul ve yoğun” olduğumuz için uğraşmadığımız, ilgilenmediğimiz konularda bir gelişme sağlayamayacağımız çok açık. Öyle değil mi?

Bu durumda günlük rutinimiz içine neyi dahil edeceğiz? Aşağıdaki araçları günlük yönetim sürecine dahil edelim. Böylece süreçte başarı ihtimalimizi arttıralım. “Çünkü mükemmellik bir eylem değil, bir alışkanlıktır.”

Öncelikle rutin, sistem oluşturmamız ve alışkanlık haline getirmemiz gereken araçlar şunlar:

• KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) takibi
• Standart iş
• Görsel kontroller
• Eskalasyon sistesmi
• Problem çözme yeteneği
• Ekip büyüklüğü ve ekip liderleri için kontrol büyüklüğü
• Ekibe koçluk

Şimdi araçları nasıl ve neden kullanmamız gerektiğine göz atalım.

KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) takibi

Şirketin gelecek stratejisi-ulaşmak istediği nokta, bize o yıl ulaşmamız gereken hedefleri gösteriyor. Bu nedenle öncelikle şirket hedeflerini belirleyerek başlıyoruz. Şirketin hedeflerini belirliyoruz. Ardından şirket hedeflerinin alt kırınımlarını çıkartıyoruz.

Belirlenen alt kırınım hedeflerde, ekiplerin ve kişilerin inisiyatifinde olan, yani onların karar verebilecekleri ve etkileyebilecekleri göstergeleri seçiyoruz. Çünkü hepimiz etkileyemeyeceğimizi bildiğimiz konular için harekete geçmeyiz, geçemeyiz.

Daha sonra göstergelerimizi ve ne durumda olduğumuzu düzenli olarak takibini yapıyoruz.

Standart iş

Standardı bilmek bizim için gelişimin ilk adımlarından biri. Standardımız varsa normal ve anormali ayırabiliriz. Normalin ne olduğunu bilirsek, anormali dolayısıyla problemi tespit etmek kolaylaşır.

Bir iși, aynı işletmede iki farklı yöntemle ideal şekilde yapamayız. Biri diğerinden daha güvenli, daha verimli, daha az maliyetlidir. Öyleyse en iyi yöntemi bulup standartlaştırmak gerekiyor. Ne zamana kadar? Bir sonraki en iyi metot tanımlanıncaya kadar…

Görsel kontroller

Çalışan olarak yapmam gereken kontroller varsa ve sürekli bunu talimattan yazılı olarak okumak zorunda kalıyorsam, bu, işimi zorlaştıran bir şey. Ancak görsel olarak normal durumu “YEŞİL” anormal durumu “KIRMIZI” ile gösterecek bir seviye kontrol uyarısı, işimi kolaylaştıracaktır.

Günlük yönetim – Eskalasyon sistemi

Bir problem olduğunda problemi kendim mi çözmeliyim yoksa başka birine mi götürmeliyim? Bu sorunun cevabını biliyorsam ve bu, standart bir tanımlama ise bir eskalasyon sistemi var demektir.

Çalışanlar eskalasyon sisteminde şunları bilir:

• Herkesin kendi çalıştığı alanla ilgili nereye kadar inisiyatif kullanabileceğini
• Hangi noktada sorumluluk almayıp işi daha üst merciye taşıması gerektiğini

Örneğin saatte üretmemiz gereken miktar 1.000 adet olsun. 1. saatin sonunda 980 adet ürettik. 2.saatin sonunda 990, 3.saatin sonunda 1.000 adet ürettik. Böyle bir olayda gelecek saatlerde 1.000 adedin üzerine çıkmasını beklemeli miyim? Yoksa bilgiyi birisine iletmeli miyim? Buna nasıl karar verebilirim?

“3 saat boyunca belirlenen hedefin %95’in altına düştüğünde ya da %98’in altına düştüğünde X kişisine ya da yöneticinize haber verin” gibi bir tanımlama olursa cevabı bulmak kolaylaşıyor. Bu nedenle istenen çıktıyı sağlamak istediğimiz her noktada, çok geç olmadan harekete geçmemizi sağlayacak bir sistem kurmalıyız.

Eskalasyon sistemi ile ilgili daha fazlasını okumak için bu linke tıklayabilirsiniz.

Problem çözme yeteneği

Problem çözme yeteneği kurum içinde geliştirmek istiyorum. O halde yapılacaklar:

• Problem çözme becerisinin oluşturulması: Çalışanlara eğitim vererek ve denemekten vazgeçmemelerini sağlayacak bir ortam yaratarak…
• Geçmiş proses parametrelerini ve verileri toplayarak, kayıt altına alarak: Burada hangi verileri toplamak gerektiğine karar vermek iyi bir başlangıç olabilir.
• Problem çözme becerisinin geliştirilmesi: Alınan eğitimin uygulaması kısmında ekiplere model olabilecek, yol gösterecek mentörlerin olması bir gereklilik. Bunun yanında hatalardan ders çıkarmalı, bunların öğrenilmiş dersler olarak şirket hafızasına almalıyız. Problemin kök nedenlerini bulmak için doğru soruları sormayı öğrenmek de çokça pratik yaparak kazanacağımız bir beceri.
• Sistemin insana anlatılması ve sürece liderlik edilmesi: İnsanlar söylediklerinizi değil, ayak izlerinizi takip eder. Çünkü bir şeyin önemli olup olmadığını yaptıklarımızla gösteririz.
• Üst yönetimin problem çözme sürecine katkı sağlaması: Üst yönetim bu süreçte yaşanan engelleri ortadan kaldırır. Bu nedenle sürece katkıları büyük önem taşır. Engeller yeterince zaman olmaması, ekiplerin iş dağılımı dengesizliği, para kısıtı, verilecek kararın ekiplerin inisiyatif konularını aşması, v.b.

Ekip büyüklüğü ve ekip liderleri için kontrol büyüklüğü

Michael Lopp’un, bir ekip liderinin ekipteki insanlarla iletişim kurması için gereken zamana dayanan bir teorisi var. Bu teori, ekibin 7 kişi (artı veya eksi üç) olabileceğini söylüyor. Bir ekip liderinin, ekip üyeleriyle yeterince bire bir zaman ayırabilmesi, herkesin fikrini alabilmesi ve değerlendirebilmesi, onların kişisel problemleri ile ilgilenebilmesi esastır.

Bir düşünün, 15 kişilik bir ekiple mi, 150 kişilik bir ekiple mi çalışan bir yönetici bu yukarıda saydıklarımızı daha kolay yapabilir.

Ekibe koçluk

Yöneticilerin ekibe ve sürekli iyileştirme sürecine desteği hep konuşulur. Ama bir türlü nasıl destek olunacağı netleştirilemez. Yöneticinin desteğini ve ekibe yol gösterdiğini nasıl hissederiz?

• Günlük rutin içinde ekibine ne kadar destek oluyor? Desteği gösteren en güzel örneklerden biri, problemde çözümleri sunmak yerine, açık uçlu sorular sorarak düşünmeye sevk etmek.
• Ekip ve kendisi için oluşturduğu bir rutin var mı? Çalıştığı alanla ilgili eskalasyon sistemi var mı?
• Sahada etkin ve verimli zaman geçiriyor mu? Problemleri anlamak ve çözümün bir parçası olmak için sorular sormak, suçlu aramamak… Bunlar, bize desteği hissettiren hareketler…

• İyileştirme çalışmalarının sürekliliğini sağlamak istiyoruz.
• Elde edilen kazanımların devam ettirilebilmesi için çalışıyoruz. 

Öyleyse günlük yönetime büyük önem veriyoruz!

Günlük yönetim ve rutinin bir parçası olması gerektiğini söylediğimiz tüm araçların detaylarını bu oynatma listesinde bulabilirsiniz.

Günlük Yönetim eğitim

Günlük yönetim online eğitimine katılmak isterseniz aşağıdaki mail adresinden bize ulaşabilirsiniz.

bilgi@yalin-dunya.com

Yeni eğitimlerden, paylaşımlardan haberdar olmak için bizi Youtube ve Instagram hesaplarından takip edebilirsiniz.

Youtube : https://www.youtube.com/YalinDunya

Instagram : https://www.instagram.com/yalindunya/