Yalın Yönetim felsefesi:
- Sistemi israflardan arındırmak
- İsrafları görüp ortadan kaldıracak insanlar yetiştirmek
- Akışı sağlamak
Bunların hepsi doğru olmakla beraber Toyota, sistemin özünü şu şekilde tanımlıyor (1) :
- Basitleştir
- Görünmeyeni görünür yap
- Doğru şeyi yapmaları için ekibine güven
Basit düşün basitleştir.
Yalın yönetim felsefesi – Basitleştir
Bir kişi yaptığı işi basitleştirdirdiğinde sadece kendisi kazanç sağlar. Fakat bu basitleştirme sadece o kişide kalırsa, firma açısından daha büyük potansiyel varken onun küçük bir kısmından fayda sağlanır. Standartlaştırmanın ve yaygınlaştırmanın iyileştirme çalışmalarındaki yeri de, burada ortaya çıkıyor.
Bu durumda bir kişi işini basitleştirdiğinde sonraki adımlarımız neler olmalı:
- Aynı işi yapan kişilerin o işi nasıl yaptığını öğrenin
- O kişiden bakış açısını öğrenin
- O işi herkesin yapabileceği şekilde uygulanabilir hale getirmek için kuralları, iş yapış sırasını v.b. belirleyin
- İşi standartlaştırın ve ilgili herkesi bu konuda bilgilendirin
Yalın yönetim felsefesi – Görünmeyeni görünür yap
- Çekme sistemi
- Seviyelendirme
- JIT (just-in-ime)
- 5S
- Görsel yönetim kullanmak
Bu araçlar görünmeyeni görünür yapıyor, çünkü problemlerin gizlenmesine değil, ortaya çıkmasına neden oluyor. Bu araçlarla hem problemleri görünür kılıyoruz hem de standartı görselleştiriyoruz.
Bu bölümde problemin görünür olmasını açıklayacak bir örnekten bahsedeceğim. Saha çalışmalarına başlamadan önce felsefenin anlaşılması ve amacın net olması için sınıf eğitimleri yaparız. Bu eğitimlerden birinde eğitimdeki arkadaşlardan biri söz aldı.
Ahmet Bey dedi ki:
“Benim daha önce çalıştığım firmada JIT ile üretim yapıyorduk. Bu da az stokla çalışmak anlamına geliyor. Stok tutmamak çok iyi bir şey gibi anlatıyorsunuz. Aslında az stok olması ya da hiç stok olmaması hiç de iyi bir şey değil.”
Neden böyle düşündüğünü sordum. Şöyle cevap verdi:
“Ben eski iş yerimde forklift operatörü olarak çalışıyordum. Bir gece ertesi gün müşteriye sevk etmemiz gereken bir ürünü üretemiyorduk. Çünkü makinelerden biri bozuldu. Bu nedenle de gecenin bir yarısı fabrika müdürü, bakım müdürü dahil herkes fabrikaya gelmek zorunda kaldı. Konunun bir an önce çözülmesi gerekiyordu ki ertesi gün müşteriye sevkiyat yapılsın. JIT çalışıyorduk, stok yoktu. Halbuki stok olsaydı, stoktan ürünleri göndereceğimiz için kimseye haber vermeden sevkiyatı hazırlayabilirdik. Böylece kimse geceyarısı fabrikaya gelmek zorunda kalmazdı. Yani stok olmaması kötü bir şey.”
İşte stok olduğunda makine arızası hemen çözülmesi gereken bir problem olmuyor. Çünkü stok problemleri gizliyor ve aciliyet duygusunu ortadan kaldırıyor.
Evet, stok bozulan makine, hatalı üretilen ürün, eksik ya da yanlış gelen malzeme, v.b. problemlerimizi gizliyor. Bunlar birer problem. Ancak elimizde stok varsa hiçbiri bizim için o an çözülmesi gereken birer problem olmuyor. Hatta elimizde stok olduğu için ‘canımızı yakan’ bir problem olmadığından müşteri sevkiyatını gönderebiliyorsak mutlu-mesut diğer işlerimize geri dönüyoruz. Ta ki bir dahaki makine arızası, kalite problemi ya da sevkiyatı engelleyecek diğer problemler oluncaya kadar.
Siz de problemleri görünür kılın, Gizli fabrikayı ortaya çıkarın yazımıza göz atın.
Yalın yönetim felsefesi – Doğru şeyi yapmaları için ekibine güven
Güven, insan motivasyonunun en yüksek biçimidir. İnsanların doğasında var olan “iyi” ve “güzel”i ortaya koymalarına imkan verir.
Stephen Covey
Bernard Shaw’a göre organizasyonlarda güven seviyesini belirleyen 3 şey var : Sonuçlar, bütünlük ve ilgi.
Güven seviyesi = Sonuçlar + Bütünlük + İlgi (2)
Öncelikle güven seviyesini yükseltmek istiyorsak ne yaparsak yapalım tutarlı olmalıyız. Daha sonra herbir başlık için aşağıdakileri yapmamız ekip içindeki güven seviyesini artıracaktır. Ekip içindeki mevcut güven seviyesini tespit etmek için de aşağıdaki maddeleri kullanabiliriz.
- Sonuçlara Ulaşın
- Uzun vadeli, müşteri ve pazar odaklı bir vizyona sahip olun.
- Net, iddialı ve ölçülebilir performans hedefler belirleyin.
- Temel hedefler ve önlemler konusunda fikir birliğine sahip olun.
- Başarıları kutlayın.
2. Bütünlük-Dürüstlük içinde davranın
- Birlikte çalışmak için açık bir amaç ve kurallar koyun.
- İşletmeyle ilgili önemli bilgileri açıkça paylaşın.
3. İlgi Gösterin
- Tek vizyon, tek organizasyon, tek ekip hissi var.
- İnsanların katkılarını takdir edin.
- İş hedeflerine ulaşıldığında herkesin fayda sağlayacağı fırsat yaratın.
Bütün bunları yapmak ve ekip içinde güveni oluşturmak ne yazık ki burada yazılması kadar kolay değil. Ancak çok da zor değil. Önce emek harcayın, sonra sonuçları gözlemleyin ve bu sonuçlar göre davranın, yeter. Çünkü her şeyde olduğu gibi güven oluşturmak da emek, çaba ister.
Ekip arkadaşlarına güvenmekle ilgili Linkedin gönderime göz atmak isterseniz : Birlikte çalıştığımız insanlara ne kadar güveniyoruz?
Kaynaklar:
(1) _ Itazaki, H.(1999) The Prius That Shook the World: How Toyota Developed the World’s First Mass-Production Hybrid Vehicle. (Translation to English: Yamada A. & Ishikawa M.). Tokyo. THE NIKKAN KOGYO SHIMBUN, LTD
(2)