GÖRSEL YÖNETİM PANOLARI

Görsel yönetim panoları nasıl işler hale gelebilir? Bu, panoların kullanım amacıyla ilgili. 

İlk sorumuz, bu panoları hangi amaç için kullanacağız? 

  • Performans iyileştirmek
  • Çalışanların katılımını sağlamak
  • Şirket içi iletişimi sağlamak
  • Firma ziyaretçilerine iletmek istediğimiz mesajı hızlıca iletmek

2. sorumuz, bu panoları kim kullanacak?

  • Çalışanlar
  • Müşteriler
  • Üst yönetim

İlk soruda bu amaçların hepsine cevap verecek bir sistem kurmak istiyorsak -ki genellikle öyle olmalı- bu panoları kullanacak kişilerin tasarımında ve hayata geçirilmesinde aktif olduklarından emin olmak gerekir. Doldurulması zor, anlamsız bilgilerle dolu olduğu düşünülen bir panoyu kimse her gün doldurmayı görev edinmek istemez.

Temelde bu panoları, çalışanlar ve ilk bağlı oldukları amirler kullanır. Belki müşteri ziyaretlerinde süreci nasıl yönettiğinizi ve iyileştirdiğinizi göstermek için müşterilerinize de göstermek isteyebilirsiniz. Ama müşteri geldiğinde hazır görmesi için bu panoları, ziyaretler öncesi kontrol edip gerekli düzeltmeleri yapıyorsanız orada durun. Bir düşünün! Bu panolar, üzerinde bulunan grafikler ve renklerle sadece göze hitap eden parçalar bütünü mü?

Bu gibi durumlara rastlamak istemiyorsak nelere dikkat etmeliyiz ona bakalım:

GÖRSEL YÖNETİM PANOLARI NASIL İŞLER HALE GELİR?

1. BAKIŞ AÇISINI / KÜLTÜRÜ OLUŞTUR

Firmanızda problemleri utanç verici bir durum ve gizlenmesi gereken konularsa, bu panoları kullanmak hiçbir işe yaramayacaktır.  Önce bu yanlış tutumun değişmesi gerekir. 

Problem, birinin hatası değil, sistemi düzeltmek için bir fırsat olarak görülmeli. Herkes bu şekilde bir işleyiş olduğundan emin olmalı. Bu bakış açısı kurulup yaygınlaşmadan insanların performanslarının alenen görsel göstergelerinin olması endişe ve korku yaratacaktır. Görsel panoyu, yardıma ihtiyaçları olduğunu belirtmenin bir yolu olarak görmeyeceklerdir.

Bakış açısı – Problem

İnsanlar neden problem çözemezler yazımızda suçlayıcı şirket kültüründen bahsetmiştik.

2. HEDEFLERİ TANIMLA

Görsel yönetimin hedefi, herkesin görebilmesi için problemi iletişime açmaktır.(1)

Müşteri ihtiyaçları ve organizasyonel hedeflerle ilgili olarak o birimin, kişinin hedefinin ne olduğunu bilmeden performans göstergelerini yayınlamak anlamsızdır. Örneğin Ayşe’nin vardiya başına üretmesi gereken adet kaç tanedir? Mehmet’in saatte paketlemesi gereken hedef kutu sayısı nedir? Murat günde kaç satış görüşmesi yapmalı? Ancak hedefleri belirledikten sonra, çalışanların ve yöneticilerin problemleri tespit etmek için kullanabilecekleri görsel kontrolleri uygulayabilirsiniz.

Mike Hoseus, Toyota Kültürü kitabında insanların hedefin ne olduğu, gerçekleşen değerin iyi mi kötü mü olduğuna dair bir anısını şöyle anlatıyor:

Son birkaç yıldır yalın bir dönüşümden geçen bir tesisi geziyordum. Yalın şampiyonluk beni fabrikaya giren ve çıkan tüm üyeler için fabrikanın girişine yerleştirilmiş “Üretim İletişim Tahtası”na getirdi. Tahtada “Dünkü üretim=505” diye yazılmıştı. Bunun iyi mi yoksa kötü mü olduğunu sordum. Emin olamadığını ama tüm ekip üyelerinin hedefi bildiğini söyledi. Geçen ilk çalışana sormayı teklif ettim. Çalışan, geçen ay günlük hedefin 500 olduğunu ama bu ay ne olduğunu bilmediğini söyledi. Şirket, çalışanlarla daha iyi iletişim kurabilmek ve onları sürece katmak için adım atmış, ama etkili iletişim kurabilmek için gereken basit bir ilkeyi gözden kaçırmışlar. Standardı, gerçekleşeni ve bütün iletişimlerde problemi net bir biçimde tanımlayan farkı dahil etme.

Mıke Hoseus

3. GÖRSEL YÖNETİM PANOLARI TASARIMI

Görsel yönetim panolarını kullanacak ekibi, bu panoların tasarımı ve kullanıma dair çalışmalara dahil edin. Bu, panoların kullanılması için gereken kolaylığın işin en başında düşünülmesine fırsat tanıyacaktır. Paul Dunlop‘un Linkedin paylaşımlarında verdiği görsel yönetim panosu örnekleri insanların kendi görsel yönetim panoları konusunda nasıl güzel işler çıkardıklarına iyi örnekler içeriyor. Birini aşağıda görebilirsiniz. 

Görsel yönetim pano örneği

4. GÖRSEL YÖNETİM PANOLARI ÇALIŞMA ALANINA YAKIN & ERİŞİLEBİLİR

Bu panoların aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekir:

  • Ekiplerin çalışma alanına yakın olması
  • İş yerinde gürültünün konuşmayı engellemeyeceği, panoya erişimin makine-malzeme tarafından engellenmeyeceği bir alanda yer alması
  • Tahtadakilerin rahatlıkla okunabilecek şekilde aydınlatma ve alan büyüklüğü olması
Görsel Yönetim Pano İletişim Alanı

5. SAHİPLENMEYİ SAĞLAYIN

Panoların standartlaştırılmasını sağlamak amacıyla sahiplenmeyi öldürmeyin. Panolar, ekiplerin farklı operasyonları yönetmek için kullandığı araçlardır. Bu nedenle farklı ekiplerin farklı görünen panolar kullanması gerekebilir. Her ekip için güvenlik, kalite, maliyet, sevkiyat ve moral gibi ortak temalara sahip olabilirsiniz. Ancak her ekibin özel önceliklerini ve problemlerini düşünmeyi atlamayın. 

Panoları aynı hale geliyorsa, bu, ekiplerin görsel yönetim panolarında ve günlük toplantılarda fayda gördükleri için değil, kendilerine söylendiği için bunları işlettiklerine dair bir belirti olabilir. 

6. GÖRSEL YÖNETİM PANOLARI EŞLİK ETME

Yöneticiler, ekiplerin performanslarını anlamaları ve kendilerini ölçmeleri için koçluk yapar. Panoların kullanımına başlandığında bu toplantılara katılım, toplantıların nasıl yönetileceğine dair ipuçlarını paylaşmak koçluk görevinin bir parçasıdır. Başlangıçta ekipler yalnızca bir göstergeyi takip edebilir, alışkanlık kazandıktan sonra sayısını arttırabilirler. 

Bunlar, etkili bir görsel yönetim panosu oluşturmak için uygulayabileceğiniz bazı fikirler. Başka birçok önemli ipucu ve fikir olabilir, umarız bu fikirler size başlamak için bir fikir verebilir.

Kaynakça:

(1) _ Toyota Kültürü – Toyota Tarzının Ruhu / Jeffrey K.Liker, Michael Hoseus

https://www.industryforum.co.uk/resources/blog/10-ways-to-make-your-visual-management-boards-work/