Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? KPI, Key Performance Indicators : Anahtar (Kritik) Performans Göstergeler anlamına geliyor. Doğru KPI’ları seçmek için gerçekten basit bir adım adım süreç olmasa da, her zaman göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey vardır. Nasıl doğru KPI belirleyeceğimize bakmadan önce neden KPI belirlediğimize bakalım. Amaca uygun olarak KPI nasıl belirleyebiliriz onun üzerinde duralım.

Neden KPI belirliyoruz?

İstediğimiz sonuca doğru ilerlerken doğru şekilde mi ilerliyoruz, bir aksilik var mı onu görmek için KPI belirliyoruz. Bunları belirlemediğimiz durumda yıl sonu geldiğinde olmak istediğimizin çok uzağında ya da tamamen farklı yönde olduğumuzu görebiliriz. KPI’lar stratejik ve operasyonel iyileştirme için bir odak sağlar, karar verme için analitik bir temel oluşturur ve en önemli olan şeylere odaklanmaya yardımcı olur.

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?

Amacımız odak noktamızı, kaynağımızı ve eforumuzu nereye harcayacağımızı doğru olarak belirlemek. Öyleyse en başta istediğimiz varış noktasının ne olduğunu bilmemiz gerekiyor.
Aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi günlük aksiyonlarımızı ve KPI’larımızı belirleyebilmek için değerlerimiz, vizyonumuz, misyonumuz ve stratejik amacımız belli olmalı. 

Strateji, Amaç ve Hedefler (KPI)

Stratejik amacımız, gelecek 3-5 yıllık planımız ve önümüzdeki 1 yıl içinde nereye ulaşmak istediğimiz aşamaya kadar geldiğimizi düşünerek bundan sonraki adımları konuşalım. Değerler, vizyon ve misyonun belirlenmesi ayrı bir yazı konusu.
Özetle şu sorulara cevap verebilmeliyiz:

  • Şirket hedefleriniz nelerdir? 
  • İyileştirme veya optimizasyon için önemli alanlar belirlediniz mi? 
  • Yönetim ekibiniz için en büyük öncelikler nelerdir?

Bu soruların cevabını verdikten sonra hedefleri nasıl belirleyeceğinize hazırsınız.

  1. Kullanılacak yöntemi belirleyin
  2. Birkaç temel ölçüme odaklanın
  3. Kaynakları, varsayımları ve kısıtları bilin
  4. Takip periyodu belirleyin

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?- 1.Kullanılacak Yöntemi Belirleyin

Stratejik amacı, aksiyonları ve hedefleri belirlemek için yaygın olarak kullanılan 2 yöntemden bahsedelim: Hoshin Kanri ve Balanced Scorecard. 
Hoshin Kanri, stratejik amaç, yıllık amaç, yıllık iyileştirme fırsatları, ölçülecek metrikler ve iyileştirilecek hedefler ve bunların sorumluları arasındaki ilişkiyi tek bir resim üzerinde görmenizi sağlar. Bu şekilde aradaki bağlantıyı zamanla kaybetmezsiniz. Herhangi birinde bir değişiklik olduğunda da kolaylıkla revize edebilirsiniz.
Balanced Scorecard ise 4 ana boyut vardır: Finansal, müşteri, iç süreçler ve yenilik-çalışan gelişimi.
Eğer bir yazılım kullanmıyorsanız her ikisini de Excel’de oluşturmak mümkün.

Hoshin Kanri

Aşağıdaki şekili alt taraftan başlayarak saat yönünde doldurmak gerekiyor. Bu nedenle KPI’ları belirleyebilmek için 3-5 yıllık hedefleri, yıllık hedefleri ve öncelikleri bilmek gerekiyor. Bu matrisin en iyi yanlarından biri hepsini tek bir alanda görebiliyorsunuz. 

Hoshin kanri

“X” dört kadrandan oluşur:
3-5 yıllık Hedefler Üzerinde X-Matrisi (Alt Taraf) – Bu bölüm, önümüzdeki üç ila beş yıl içinde ulaşılması gereken stratejik hedefleri barındırır. Genellikle yalnızca üç ila beş hedef vardır.
Yıllık Hedefler (Sol Taraf) – Bunlar, 3-5 yıllık hedeflere ulaşmak için gerekli olan daha kısa vadeli hedeflerdir. Matrisin ızgara bölümü, her yıllık hedef ile desteklediği stratejik hedef arasında görsel bir bağlantı oluşturmanıza olanak tanır.
Yıllık İyileştirme Fırsatları (En Üst Taraf) – Matrisin bu bölümü iyileştirme fırsatları içerir. Bu fırsatlar yıllık hedeflerle ilişkilidir. 
Ölçülecek Metrikler ve İyileştirilecek Hedefler (Sağ Taraf) – Bunlar, kuruluşun yıllık ve stratejik hedefleri ne kadar iyi takip ettiğini bilmenizi sağlayan temel performans göstergeleri olacaktır.
Ekipler ve Sahiplik (En Sağ Taraf) – X-matrisinin en sağ tarafı, her metrike, iyileştirme projesine ve hedefe bir ad vermek için kullanılır.

Balanced Scorecard

4 ana boyut için amacımız ne, yıl sonunda bu başlıklar için gelmek istediğimiz yer neresi? Bunu belirlemek gerekiyor. 4 boyut için belirlenebilecek gösterge örnekleri aşağıdaki gibi olabilir:

  • Finansal
    • Satış Büyüme
    • EBITDA
  • Müşteri
    • Müşteri memnuniyeti
    • Zamanında sevkiyat
  • İç süreçler
    • Envanter devir oranı
    • Kişi başı satış 
  • Yenilik/öğrenme-çalışan gelişimi
    • Çalışan bağlılık oranı
    • Patent başvuru sayısı
    • Kişi başı öneri sayısı
Balanced Scorecard

Bu göstergeler arttırılabilir, azaltılabilir ya da bunların yerine farklı göstergeler tercih edilebilir. Bunlar firmanın amaçlarına ve bulunduğu sektöre göre farklılık gösterebilir. Üretim için takip edilebilecek göstergeler listesini aşağıda bulabilirsiniz.

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? – 2.Birkaç Temel Ölçüme Odaklanın

Bir defa ölçüm yapmak ve bunları değerlendirmek için çalışmaya başladığınızda liste uzayıp gidebilir. Ölçmek ve raporlamak için düzinelerce ölçüm seçmek yerine, yalnızca birkaç temel ölçüme odaklanmalısınız. İşleri yönetmek için hangilerinin anahtar olduğunu açıklamadan birden fazla performans göstergesi tanımlamak, işleri kolaylaştırmaz. Hangilerinin kilit önemde olduğunun seçimi her firma ve stratejisine özgüdür; bu nedenle bir firmanın sahip olması gereken KPI sayısını belirlemek imkansızdır. Bununla birlikte, deneyimlerimiz, çoğu firma için dört ila on göstergenin önemli olduğunu göstermektedir.
Okyanusu kaynatmaya çalışmayın“. Olmuşken hepsi olsun, bu göstergeyi de takip edelim diyebilirsiniz. Çok fazla KPI’yi izlerseniz, hiçbir şeyi takip edemeyebilirsiniz.

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?- 3.Kaynakları, Varsayımları ve Kısıtları Bilin

KPI’ları belirlemek ve onları takip etmek önemli. Belirlediğiniz KPI’ların verilerini her ay, hafta ya da gün ulaşmak zorsa ya da bunu yapacak kişiler için çok fazla zaman ayırmak anlamına geliyorsa bir süre sonra KPI’ların takip edemeyebilirsiniz.
Tanımladığınız KPI verilerini toplamak için ne kadar zamana ihtiyacınız var, bu verileri sağlamak süreç içinde herhangi bir kayıba yol açıyor mu mutlaka kontrol edin. 

Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? – 4.Takip Periyodu Belirleyin

Hangi göstergeyi ve hedefi belirlemiş olursanız olun, mutlaka takip edilme yöntemini ve periyodunu belirleyin. “Satıştaki büyümeyi finansal raporlardan, aylık olarak takip edeceğiz” gibi. 
Belirlediğiniz periyotlarda tanımlanmış (yeri, zamanı ve katılımcıları belli olan, katılımcıların takviminde gözüken) gözden geçirme toplantıları yapın. Gerektiğinde hedeflerin revizyonunu yapın.
Belirlenen bu göstergelerin herkesin görevi ile nasıl ilişkili olduğunu kurgulayıp ekiplerin, kişilerin hedeflerini de oluşturmak son adım.
Böyle adım adım anlatırken olduğu kadar kolay kurgulanmıyor ne yazık ki firmalardaki hedeflerle yönetim sistemi. Herkesin emeği, çabası çok fazla-özellikle en başında. Alışkanlık oluştuktan sonra süreci yönetmek daha kolay oluyor. 

KPI takip

Üretim için Örnek KPI’lar

  1. Varlık kullanımı
  2. Önlenen maliyet
  3. Kapasite kullanımı
  4. Uyum oranları (hükümet düzenlemeleri vb. İçin)
  5. Müşteri şikayetleri sayısı
  6. Müşteri memnuniyeti
  7. Proses çevrim süresi
  8. Talep tahmin doğruluk oranı
  9. Arızadan önce tespit edilen arızalar
  10. İlk yardım gerektiren durum sayısı
  11. İlk seferde doğru oranı
  12. Tesis duruş süresinde artış / azalma
  13. Sektör karşılaştırmalı performans
  14. İş, ürün maliyeti
  15. İşçilik – Maliyet yüzdesi 
  16. İşgücü kullanımı, maliyetler – doğrudan ve dolaylı
  17. Birim başına bakım maliyeti
  18. Birim başına üretim maliyeti
  19. Malzeme maliyeti
  20. Arızalar arasındaki ortalama süre (MTBF)
  21. Tamir zamanı
  22. Zamanında tamamlanan üretim emirlerinin sayısı
  23. Zamanında tamamlanan sipariş oranı
  24. Zamanında gönderilen sipariş oranı
  25. Açık siparişler
  26. Genel Ekipman Etkinliği
  27. Fazla mesai oranı
  28. Envanter taşıma maliyetlerinde düşüş oranı
  29. Üretimden pazara tedarik süresinde düşüş oranı
  30. Hurda ve yeniden işleme maliyetlerinde düşüş oranı
  31. Standart üretim saatlerinde düşüş oranı
  32. Verimlilikte yüzde artış oranı
  33. Gelirlerde yüzde artış oranı
  34. Malzeme maliyeti azaltma oranı
  35. Kusur oranlarında azalma oranı
  36. Arıza süresinde azalma oranı
  37. Envanter seviyelerinde azalma oranı
  38. Üretim termin sürelerinde azalma oranı
  39. Maliyetlerde tasarruf oranı
  40. Envanter maliyetlerinde tasarruf oranı
  41. İşçilik maliyetlerinde tasarruf oranı
  42. Nakliye maliyetlerinde tasarruf oranı
  43. Planlanan iş / toplam iş oranı
  44. Proses yeterliliği
  45. Üretkenlik
  46. Hurda azaltma  oranı
  47. Müşteriye ödenen cezalarda azalma
  48. Envanter taşıma maliyetlerinde tasarruf
  49. Depo stok etkinliği
  50. Tedarikçi performansı 
  51. Siparişten sevkiyata kadar geçen süre
  52. Boş kapasite harcaması
  53. Kullanılmayan kapasite harcamaları
  54. Atık azaltımı
  55. Proses içi stok (WIP)
  56. Stok doğruluk oranı

Nasıl problem çözeriz ve Problem çözmenin kolay yolu yazılarımıza da bakmak isteyebilirsiniz.

Kaynaklar : https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf https://www.inetsoft.com/company/best_practices_for_selecting_kpis/