Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? KPI, Key Performance Indicators : Anahtar (Kritik) Performans Göstergeler anlamına geliyor. Doğru KPI’ları seçmek için gerçekten basit bir adım adım süreç olmasa da, her zaman göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey vardır. Nasıl doğru KPI belirleyeceğimize bakmadan önce neden KPI belirlediğimize bakalım. Amaca uygun olarak KPI nasıl belirleyebiliriz onun üzerinde duralım.
Neden KPI belirliyoruz?
İstediğimiz sonuca doğru ilerlerken doğru şekilde mi ilerliyoruz, bir aksilik var mı onu görmek için KPI belirliyoruz. Bunları belirlemediğimiz durumda yıl sonu geldiğinde olmak istediğimizin çok uzağında ya da tamamen farklı yönde olduğumuzu görebiliriz. KPI’lar stratejik ve operasyonel iyileştirme için bir odak sağlar, karar verme için analitik bir temel oluşturur ve en önemli olan şeylere odaklanmaya yardımcı olur.
Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?
Amacımız odak noktamızı, kaynağımızı ve eforumuzu nereye harcayacağımızı doğru olarak belirlemek. Öyleyse en başta istediğimiz varış noktasının ne olduğunu bilmemiz gerekiyor.
Aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi günlük aksiyonlarımızı ve KPI’larımızı belirleyebilmek için değerlerimiz, vizyonumuz, misyonumuz ve stratejik amacımız belli olmalı.
Stratejik amacımız, gelecek 3-5 yıllık planımız ve önümüzdeki 1 yıl içinde nereye ulaşmak istediğimiz aşamaya kadar geldiğimizi düşünerek bundan sonraki adımları konuşalım. Değerler, vizyon ve misyonun belirlenmesi ayrı bir yazı konusu.
Özetle şu sorulara cevap verebilmeliyiz:
- Şirket hedefleriniz nelerdir?
- İyileştirme veya optimizasyon için önemli alanlar belirlediniz mi?
- Yönetim ekibiniz için en büyük öncelikler nelerdir?
Bu soruların cevabını verdikten sonra hedefleri nasıl belirleyeceğinize hazırsınız.
- Kullanılacak yöntemi belirleyin
- Birkaç temel ölçüme odaklanın
- Kaynakları, varsayımları ve kısıtları bilin
- Takip periyodu belirleyin
Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?- 1.Kullanılacak Yöntemi Belirleyin
Stratejik amacı, aksiyonları ve hedefleri belirlemek için yaygın olarak kullanılan 2 yöntemden bahsedelim: Hoshin Kanri ve Balanced Scorecard.
Hoshin Kanri, stratejik amaç, yıllık amaç, yıllık iyileştirme fırsatları, ölçülecek metrikler ve iyileştirilecek hedefler ve bunların sorumluları arasındaki ilişkiyi tek bir resim üzerinde görmenizi sağlar. Bu şekilde aradaki bağlantıyı zamanla kaybetmezsiniz. Herhangi birinde bir değişiklik olduğunda da kolaylıkla revize edebilirsiniz.
Balanced Scorecard ise 4 ana boyut vardır: Finansal, müşteri, iç süreçler ve yenilik-çalışan gelişimi.
Eğer bir yazılım kullanmıyorsanız her ikisini de Excel’de oluşturmak mümkün.
Hoshin Kanri
Aşağıdaki şekili alt taraftan başlayarak saat yönünde doldurmak gerekiyor. Bu nedenle KPI’ları belirleyebilmek için 3-5 yıllık hedefleri, yıllık hedefleri ve öncelikleri bilmek gerekiyor. Bu matrisin en iyi yanlarından biri hepsini tek bir alanda görebiliyorsunuz.
“X” dört kadrandan oluşur:
3-5 yıllık Hedefler Üzerinde X-Matrisi (Alt Taraf) – Bu bölüm, önümüzdeki üç ila beş yıl içinde ulaşılması gereken stratejik hedefleri barındırır. Genellikle yalnızca üç ila beş hedef vardır.
Yıllık Hedefler (Sol Taraf) – Bunlar, 3-5 yıllık hedeflere ulaşmak için gerekli olan daha kısa vadeli hedeflerdir. Matrisin ızgara bölümü, her yıllık hedef ile desteklediği stratejik hedef arasında görsel bir bağlantı oluşturmanıza olanak tanır.
Yıllık İyileştirme Fırsatları (En Üst Taraf) – Matrisin bu bölümü iyileştirme fırsatları içerir. Bu fırsatlar yıllık hedeflerle ilişkilidir.
Ölçülecek Metrikler ve İyileştirilecek Hedefler (Sağ Taraf) – Bunlar, kuruluşun yıllık ve stratejik hedefleri ne kadar iyi takip ettiğini bilmenizi sağlayan temel performans göstergeleri olacaktır.
Ekipler ve Sahiplik (En Sağ Taraf) – X-matrisinin en sağ tarafı, her metrike, iyileştirme projesine ve hedefe bir ad vermek için kullanılır.
Balanced Scorecard
4 ana boyut için amacımız ne, yıl sonunda bu başlıklar için gelmek istediğimiz yer neresi? Bunu belirlemek gerekiyor. 4 boyut için belirlenebilecek gösterge örnekleri aşağıdaki gibi olabilir:
- Finansal
- Satış Büyüme
- EBITDA
- Müşteri
- Müşteri memnuniyeti
- Zamanında sevkiyat
- İç süreçler
- Envanter devir oranı
- Kişi başı satış
- Yenilik/öğrenme-çalışan gelişimi
- Çalışan bağlılık oranı
- Patent başvuru sayısı
- Kişi başı öneri sayısı
Bu göstergeler arttırılabilir, azaltılabilir ya da bunların yerine farklı göstergeler tercih edilebilir. Bunlar firmanın amaçlarına ve bulunduğu sektöre göre farklılık gösterebilir. Üretim için takip edilebilecek göstergeler listesini aşağıda bulabilirsiniz.
Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? – 2.Birkaç Temel Ölçüme Odaklanın
Bir defa ölçüm yapmak ve bunları değerlendirmek için çalışmaya başladığınızda liste uzayıp gidebilir. Ölçmek ve raporlamak için düzinelerce ölçüm seçmek yerine, yalnızca birkaç temel ölçüme odaklanmalısınız. İşleri yönetmek için hangilerinin anahtar olduğunu açıklamadan birden fazla performans göstergesi tanımlamak, işleri kolaylaştırmaz. Hangilerinin kilit önemde olduğunun seçimi her firma ve stratejisine özgüdür; bu nedenle bir firmanın sahip olması gereken KPI sayısını belirlemek imkansızdır. Bununla birlikte, deneyimlerimiz, çoğu firma için dört ila on göstergenin önemli olduğunu göstermektedir.
“Okyanusu kaynatmaya çalışmayın“. Olmuşken hepsi olsun, bu göstergeyi de takip edelim diyebilirsiniz. Çok fazla KPI’yi izlerseniz, hiçbir şeyi takip edemeyebilirsiniz.
Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz?- 3.Kaynakları, Varsayımları ve Kısıtları Bilin
KPI’ları belirlemek ve onları takip etmek önemli. Belirlediğiniz KPI’ların verilerini her ay, hafta ya da gün ulaşmak zorsa ya da bunu yapacak kişiler için çok fazla zaman ayırmak anlamına geliyorsa bir süre sonra KPI’ların takip edemeyebilirsiniz.
Tanımladığınız KPI verilerini toplamak için ne kadar zamana ihtiyacınız var, bu verileri sağlamak süreç içinde herhangi bir kayıba yol açıyor mu mutlaka kontrol edin.
Doğru hedefleri (KPI) nasıl belirleriz? – 4.Takip Periyodu Belirleyin
Hangi göstergeyi ve hedefi belirlemiş olursanız olun, mutlaka takip edilme yöntemini ve periyodunu belirleyin. “Satıştaki büyümeyi finansal raporlardan, aylık olarak takip edeceğiz” gibi.
Belirlediğiniz periyotlarda tanımlanmış (yeri, zamanı ve katılımcıları belli olan, katılımcıların takviminde gözüken) gözden geçirme toplantıları yapın. Gerektiğinde hedeflerin revizyonunu yapın.
Belirlenen bu göstergelerin herkesin görevi ile nasıl ilişkili olduğunu kurgulayıp ekiplerin, kişilerin hedeflerini de oluşturmak son adım.
Böyle adım adım anlatırken olduğu kadar kolay kurgulanmıyor ne yazık ki firmalardaki hedeflerle yönetim sistemi. Herkesin emeği, çabası çok fazla-özellikle en başında. Alışkanlık oluştuktan sonra süreci yönetmek daha kolay oluyor.
Üretim için Örnek KPI’lar
- Varlık kullanımı
- Önlenen maliyet
- Kapasite kullanımı
- Uyum oranları (hükümet düzenlemeleri vb. İçin)
- Müşteri şikayetleri sayısı
- Müşteri memnuniyeti
- Proses çevrim süresi
- Talep tahmin doğruluk oranı
- Arızadan önce tespit edilen arızalar
- İlk yardım gerektiren durum sayısı
- İlk seferde doğru oranı
- Tesis duruş süresinde artış / azalma
- Sektör karşılaştırmalı performans
- İş, ürün maliyeti
- İşçilik – Maliyet yüzdesi
- İşgücü kullanımı, maliyetler – doğrudan ve dolaylı
- Birim başına bakım maliyeti
- Birim başına üretim maliyeti
- Malzeme maliyeti
- Arızalar arasındaki ortalama süre (MTBF)
- Tamir zamanı
- Zamanında tamamlanan üretim emirlerinin sayısı
- Zamanında tamamlanan sipariş oranı
- Zamanında gönderilen sipariş oranı
- Açık siparişler
- Genel Ekipman Etkinliği
- Fazla mesai oranı
- Envanter taşıma maliyetlerinde düşüş oranı
- Üretimden pazara tedarik süresinde düşüş oranı
- Hurda ve yeniden işleme maliyetlerinde düşüş oranı
- Standart üretim saatlerinde düşüş oranı
- Verimlilikte yüzde artış oranı
- Gelirlerde yüzde artış oranı
- Malzeme maliyeti azaltma oranı
- Kusur oranlarında azalma oranı
- Arıza süresinde azalma oranı
- Envanter seviyelerinde azalma oranı
- Üretim termin sürelerinde azalma oranı
- Maliyetlerde tasarruf oranı
- Envanter maliyetlerinde tasarruf oranı
- İşçilik maliyetlerinde tasarruf oranı
- Nakliye maliyetlerinde tasarruf oranı
- Planlanan iş / toplam iş oranı
- Proses yeterliliği
- Üretkenlik
- Hurda azaltma oranı
- Müşteriye ödenen cezalarda azalma
- Envanter taşıma maliyetlerinde tasarruf
- Depo stok etkinliği
- Tedarikçi performansı
- Siparişten sevkiyata kadar geçen süre
- Boş kapasite harcaması
- Kullanılmayan kapasite harcamaları
- Atık azaltımı
- Proses içi stok (WIP)
- Stok doğruluk oranı
Nasıl problem çözeriz ve Problem çözmenin kolay yolu yazılarımıza da bakmak isteyebilirsiniz.
Kaynaklar : https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf https://www.inetsoft.com/company/best_practices_for_selecting_kpis/