Sürekli iyileştirme tasarrufları nasıl hesaplanır? 

İyileştirme çalışmaları sonrası kazanılan değeri ve süreçlerden geri dönüşleri hesaplamak kolay bir iş değildir. Genellikle zaman tasarrufu izlenir. Biz de konuyu bu kısımdan ele alalım.

Kaizen iyileştirmelerinde zamandan tasarruf edilmesi yaygındır. Uygulanan birçok iyileştirme, işleri daha verimli hale getirmek ve müşterileri daha memnun etmekle ilgili olacaktır, bu da genellikle zaman tasarrufu şeklinde olur.

Zamandan tasarrufları tahmin etmek ve ölçmek, doğrudan maliyet tasarrufu sağlamaktan genellikle daha kolaydır. İnsanların zaman tasarruflarını başlangıçta not ederek iyileştirmeleri tamamlamalarına izin vermek, iyileştirme çalışmalarına katılımın önündeki bir engeli ortadan kaldırır. İnsanlar doğrudan bir finansal getiriye bağlayamasalar bile, bir iyileştirmenin kendilerine ne kadar zaman kazandırdığını kesinlikle biliyorlar. 

Tasarruflar “maddi olan-zor” veya “maddi olmayan-basit” olabilir

Ayşe’nin yaptığı bir iyileştirmeden sonra günde 1 saat tasarruf ettiğini varsayalım. Bazı firmalar bu zaman kazanımına bakar, zamandan tasarruf edildiğini ve belki de çalışan veya müşteri memnuniyetinin arttığını hisseder. 

Bazı firmalar ise bu zamanı finansal bir etkiye bağlamak istiyor.

Örneğin, varsayalım Ayşe’nin maaşına göre, bu zaman kazanımı günde 6 TL tasarruf sağlıyor. Ayşe’nin bu fikri, aynı işi yapan dokuz kişi de tarafından da aynı şekilde uygulanıyor.  Bu nedenle şimdi günde 60 liralık bir tasarruf oluşuyor. Ekibin yılda 250 gün çalıştığını varsayarsak bu, yılda toplam 15.000 TL tasarruf demektir.

Firmaların bu tasarrufları değerlendirebileceği iki yola bakalım.

Sürekli iyileştirme tasarrufları : Maddi Olmayan Tasarruf – Basit Tasarruf

Pek çok firma Ayşe’nin yıllık 15.000 liralık etkisini “basit tasarruf” olarak adlandıracaktır, çünkü bu, diğer “zor tasarruflar” kategorileri kadar doğrudan değildir (Gelir oluşturma veya maliyetleri düşürme gibi). Örneğin, malzeme israfını ve harcamaları 50.000 TL azaltan bir Kaizen’iniz varsa, kâr hanesi üzerinde doğrudan ve ölçülebilir bir etkiye sahipsiniz demektir. Bütçeyi 50.000 TL azaltabilir ve belki bu parayı daha verimli bir şekilde harcayabilirsiniz.

Ayşe’nin fikrinin açığa çıkardığı günlük beş personel saatinin kâr hanesi üzerinde doğrudan bir etkisi olması olası değildir. Hala bu maaşları ödüyorsunuz, bu yüzden aslında para kazanmıyorsunuz. Öte yandan, artık daha fazla katma değerli faaliyetler için harcanabilecek beş günlük personel saati boşa çıktı. Belki de bu, iş hacminin arttırılmasına olanak tanıyor. Büyük tasarruflar yapmaya başladığımız yer burası…

Sürekli iyileştirme tasarrufları : Maddi Tasarruf – Zor Tasarruf

Ayşe’nin zamandan tasarruf etme fikri “zor tasarruf” olarak da kabul edilebilir. Örneğin, fazla mesai veya sözleşmeli işçilik kullanımının azaltılmasına yardımcı olduysa, bu durumda “büyük tasarruf” olarak kabul edilebilir. Onun fikri kuruluşun aynı personel ile %20 daha fazla ürün üretmesine imkan verdiyse, bu fazladan geliri “zor tasarruf” olarak sayabiliriz.

Dolayısıyla, gördüğünüz gibi, zaman tasarrufunun finansal olarak etkisini yorumlama şekliniz, işinizin yapısına ve finans ekibinize bağlıdır. Herkese uyan tek bir cevap yok. Tasarrufları yorumlama şeklini etkileyerek, muhtemelen organizasyonun diğer alanlarını da etkiliyorsunuz.

Ayşe gibi bir çalışanın zamandan tasarruf ettiği birçok durumda, ona hala günde sekiz saat için ödeme yapıyoruz. Yine de zamanı daha iyi ve daha üretken bir şekilde kullanılıyoruz. Daha fazla ürün üretiyor olabiliriz. İyileştirme fikirlerinin mali olmayan etkisi asla göz ardı edilmemelidir; organizasyon üzerinde önemli dolaylı etkileri olabilir.

Doğrudan bir finansal etkisi olmayanlar da dahil olmak üzere, zaman kazandıran fikirlerden etkilenebilecek iş alanlarının örnekleri şunları içerebilir:

• Kalite İyileştirmeleri
• Çalışan Güvenliği
• Çalışan Memnuniyeti
• Müşteri Memnuniyeti

Buradaki ana fikir, iyileştirme çabalarınızın etkisini ölçerken izlenmesi gereken birkaç farklı tasarruf alanının olmasıdır. Etki ister “basit tasarruflar”, ister “zor tasarruflar” veya kalite, güvenlik veya memnuniyet için bir iyileştirme olsun, etki hakkında rapor vermek ve katkıda bulunan çalışanları takdir etmek, sürekli iyileştirmenin önemli bir yönüdür.

Özetle iyileştirme çalışmalarından elde ettiğiniz kazanımları sonrasında nasıl değerlendirdiğiniz önemlidir. 

Sürekli iyileştirme tasarrufları hesaplama süreci

Kazanımları doğru ve sürekli şekilde izleyebilmek için:

• Disiplin geliştirin
• Basit tutun
• PUKÖ (PDCA) uygulayın
• Standartlaştırın ve düzenleyin

Disiplin Geliştirin

İyileştirme durumunun ölçülmesi ve raporlanması ile ilgili bir disiplin geliştirmek, yatırım getirisini izleme planının en kritik bileşenidir.

Alışkanlığı şimdi başlatın ve bunun hakkında sık sık konuşun. Metriklerinizi toplantılarda, e-postalarda, patronunuzla konuşurken ve doğrudan raporlarınızda ortaya çıkarın. Verilerinizi planlı olarak güncelleyin veya bunu sizin için otomatik olarak yapacak bir yazılım kullanın.

İyileştirmeyi ölçmeye yönelik bir disiplin geliştirmek, ilerlemenizi takip etmenizi, ne kadar ilerlediğinizi ve bir sonraki adımda nereye gideceğinizi bilmenizi mümkün kılar. Size daha iyi olmanız için ihtiyacınız olan verileri verir.

Firmanızdaki kişilerden (kendiniz dahil) iyileştirmenin etkisini ölçmelerini isterken, doğru bir yatırım getirisini izleyebilmeniz için, bunu herkes için olabildiğince kolaylaştırın. İnsanlara ölçmeleri için belirli metrikler verin, böylece neyin önemli olduğunu düşünmelerine gerek kalmaz. Verilerini girmeleri için kolayca bulunabilecek ve açılabilecek bir alan verin.

Basit Tutun

Pek çok insan, çok kısa sürede çok fazla veriyi ölçmeye ve raporlamaya çalışma tuzağına düşüyor.

Firmadaki her ekip için 15 ölçüm elde etmeye çalışırsanız, yalnızca bu verileri size doğru şekilde rapor etmesini sağlamakla uğraşmazsınız, bunları analiz etmekte de zorlanırsınız.

Bunun yerine, ölçebileceğiniz üç veya dört veri noktası seçin. Kaç iyileştirmenin geldiğini, finansal etkilerini veya bir değişikliğe neden olan sayıyı biliyorsanız, bu verileri alın ve onunla birlikte çalıştırın.

Ölçüm ve raporlamada iyileştikçe yığına daha fazla veri noktası ekleyebilirsiniz; hepsini bir kerede elde etmeye çalışmak, yalnızca başlamanızı engellemeye neden olacaktır.

PUKÖ (PDCA) uygulayın

İş dünyasında, başarılı bir PUKÖ döngüsünün çıktısı, iyileştirmeyi kurumsallaştıran bir standarttır.

Sürekli iyileştirmeyi ölçmeye nasıl başlayacağınıza dair basit bir plan oluşturun. Ardından, denemek için birkaç ay ayırın. Ardından hem gelişimin nasıl gittiğini hem de raporlama mekanizmanızın ne kadar iyi çalıştığını kontrol edebilirsiniz.

Hem iyileştirme hem de raporlamayı ayarlayın ve döngüyü baştan çalıştırın. Kontrol aşamasının önemli bir kısmı, verileri izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan yöneticilerle konuşmak olsun.

Tıpkı işi yapan çalışanların onu geliştirmek için en iyi fikirlere sahip olması gibi, ölçümleri yapan kişiler de bu mekanizmayı nasıl geliştireceklerine dair en iyi fikirlere sahip olurlar. Geri bildirimlerini isteyin ve bunu bir sonraki döngüye dahil edin.

Standartlaştırın ve Düzenleyin

Şirket genelinde sürekli iyileştirme KPI’larını ölçmek için tutarlı, organize bir yaklaşım oluşturursanız, insanları verileri raporlamaya dahil etmek ve onları doğru verileri raporlamaları için güçlendirmek çok daha kolay olacaktır.

Gösterge tablolarını kullanın. Bu, sürekli iyileştirme kültürünüzü yayarken daha fazla insanı ölçüm ve raporlama sürecine çekmeyi kolaylaştırır.

Başlangıçta oluşturduğunuz kazanımlar tablosu, her farklı olay-çıktı içeren iyileştirme sonrası revize edilecektir. Bu, durumlar karşısında kazanımları ve bu kazanımların finansal getirilerini nasıl hesaplayacağınız konusunda her gün iyileşmenizi sağlayacaktır.

Kazanımları hesaplamak için bugün bir standart oluşturun, gün geçtikçe daha iyisini yapın.

Sürekli iyileştirme tasarrufları sürecinin nasıl oluşturulduğunun da yer aldığı eğitim programına Operasyonel mükemmellik programı linkinden ulaşabilirsiniz.

Kaynaklar : https://www.ibm.com/developerworks/rational/library/edge/09/mar09/oneill

https://www.leanstrategiesinternational.com/glossary/soft-savings