Doğru Soruları Sormak

Doğru soruları sormayı öğrenmek, problem çözümünde doğru sonuca ulaşmak ve bu süreci hayatımızın bir parçası haline getirmek için gerekli. Her yeni edindiğimiz beceride nasıl ki pratik yapmamız gerekiyorsa, doğru soruları sormak için de önce teoriyi bilmek sonra da pratik yapmak gerekiyor.

Problem çözme sürecini adımlara ayırırsak hangi aşamada nasıl sorular sormamız gerektiğini daha net bir şekilde tanımlayabiliriz. Bu süreci PUKÖ döngüsünden yola çıkarak ele alalım:

  • Planla
  • Uygula
  • Kontrol et
  • Önlem al

1. Planla Aşaması – Doğru Soruları Sormak

1.1. Problem Tanımı

Problem tanımının oluşturulmasında bize yol gösterecek 5W – 2H soruları var. Daha önce Nasıl Problem Çözeriz yazımızda da bahsettiğimiz bu sorular aşağıdaki tablodaki gibi:

Problem tanımlama – Doğru Soruları Sormak
  • NE? _ Problemde konu olan makine, malzeme, ürün, v.b. nin net tanımı. Aralarında bir fark olup olmadığının tanımlanması
  • NEREDE? _ Problemin hangi hatta, alanda ya da makinede oluştuğunun tanımı.
  • NE ZAMAN? _ Problemin oluştuğu zamanın tanımı.
  • NEDEN? _ Burada amaç, kök nedeni sorgulamak değil. Amacımız problem denilen konu, bizim için neden problem oluyor sorusuna cevap bulmak. Parçalarda fonksiyonel mi yoksa görsel bir bozukluk mu var ya da tamir işlemi mi gerekiyor gibi sorulara yanıt arıyoruz.
  • NASIL? _ Problem nasıl ortaya çıkıyor? Süreklilik var mı ya da tekil bir hata mı?
  • KİM? _ Operatörler arasında farklılık var mı? Hata kim tarafından tespit edilmiş?
  • KAÇ? _ Problemde ne kadar büyüklükten bahsediliyor? Kaç adet problemli parça var? Kaç adet üretim yapılmış.

1.2. Kök Neden Analizi

Hatanın hem neden oluştuğunun hem de neden tespit edilemediğinin kök neden analizi yapılmalı.
Problem : Çayım soğukProblem neden oldu?

  1. Çay neden soğuk => Kettle suyu ısıtmadı
  2. Kettle suyu neden ısıtmadı => Elektrik yoktu – Sigorta atmış
  3. Sigorta neden attı => Yanlış sigorta takılmış
  4. Neden yanlış sigorta takıldı => Kullanılması gereken sigorta belirtilmemiş
  5. Neden kullanılması gereken sigorta belirtilmedi => Sigortalar için şartname yok

Problem neden tespit edilemedi?

  1. Çay neden soğuk => Su sıcaklığı doğrulanmadı
  2. Neden su sıcaklığı doğrulanmadı => Doğrulama belirtilmedi
  3. Neden doğrulama belirtilmedi => Suyun sıcak olacağı varsayımı yapıldı
  4. Neden suyun sıcak olacağı varsayımı yapılmadı => Problem geçmişi yok

Güçlü sorular sorarsak doğru cevaplara ulaşırız. 

Güçlü Sorular

5 Neden sorularını sorarken tam olarak cümle kurmaya dikkat edin. Sadece “Neden” diye sorarsanız, yanlış cevaplar bulma ihtimaliniz artar.
Bulduğunuz alt nedenlerin doğru olduğunu test etmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz.

  1. Yüksek sesle söyleyin, kucağa yanlış geliyorsa yanlıştır.
  2. Bir dizi olarak “bu nedenle” olarak geriye doğru okuyun. (Kök nedenden semptoma ve probleme doğru)
  3. Bağımsız birinin size okumasını sağlayın.

2. Uygula Aşaması – Doğru Soruları Sormak

Bu aşama, bulduğumuz kök nedenlerin ortadan kaldırılması için tanımlanan aksiyonların uygulanması aşaması. Uygulama aşamasında iyileştirme önerilerinin aşağıdaki sorulara cevap vermesi gerekiyor:

  • Kim
  • Ne 
  • Ne zaman
  • Nasıl
  • Nerede
  • Neden

3. Kontrol Aşaması – Doğru Soruları Sormak

Bu aşamada istediğimiz noktaya gelip gelmediğimizi kontrol ediyoruz. Soracağımız sorular:

  • İyileştirme yapıldıktan sonraki durum ile çalışmalara başlamadan önceki durum arasında fark var mı?
  • İstenen sonuçları sağladı mı?
  • Ne işe yaramadı?
  • Uygulamadan ne öğrenildi?
  • Değişikliğin etkili olduğunu gösterecek yeterli veri var mı?
  • Başka bir değişiklik yapmanız gerekiyor mu?

4. Önlem Aşaması – Doğru Soruları Sormak

Önlem aşamasında amacımız standartlaştırmayı ve sürdürülebilirliği sağlamak. Bu aşamayı doğru yönetebilmek için aşağıdaki soruları sorabiliriz:

  • Orijinal planınızda ne gibi değişiklikler yaptınız?
  • “İşe yarayan”ı nasıl standartlaştırabilir ve işe yaramayanları nasıl azaltabilirsiniz?
  • Bu iyileştirmeye / yeniliğe devam etme ihtiyacı var mı?
  • Ulaştığınız hedefi ne kadar süre sonra tekrar değerlendirebiliriz?
  • Çözümü firma genelinde uygulamak için hangi kaynaklara ihtiyaç var?
  • Değişim nasıl korunabilir ve sürdürülebilir?
  • Çözümün etkisini nasıl izleyebiliriz?
  • Diğer iyileştirme alanları nelerdir?
  • Bu deneyde öğrendiklerimizi başka deneyler tasarlamak için nasıl kullanabiliriz?

Problem çözmekte başarılı olmak ve tekrar tekrar aynı problemlerle uğraşmak istemiyorsak doğru soruları sormayı öğrenmemiz gerekiyor. Doğru soruları sormak için de önce teoriyi bilmek sonra da pratik yapmak gerekiyor.

Bizi instagramdan takip etmek isterseniz buradan ulaşabilirsiniz: yalindunya

Kaynakça:

1 _ https://theleanway.net/the-continuous-improvement-cycle-pdca

2 _ http://c2plusconsulting.com/2012/02/root-cause-analysis-5-why/